Datenbasiertes Führen statt Führen nach Bauchgefühl

Sabrina ist eine gute Managerin. Über die Jahre hat sie eine hervorragende Intuition für ihre Mitarbeitenden entwickelt und führt mit „Hirn und Herz“. Sowohl klare Zielsetzung als auch Empathie sind ihr nicht fremd. Dann kam die Pandemie, und mit ihr Homeoffice, hybrides Arbeiten und Videocalls. Viele Videocalls. Und auf einmal hakt die Intuition. Der „Grip“ auf die Situation der Mitarbeiter:innen fehlt. Führung wird zum ersten Mal mühselig. Was also tun? Wie kann datenbasiertes Führen dazu beitragen, Führungsarbeit in remote und hybriden Settings zu erleichtern? Der Reihe nach.

Schritt 1: Was ermöglicht eigentlich „klassische“ Führung? 

Unstrittig ist, dass Führungskräften im Büroumfeld eine riesige Menge informeller Information zur Verfügung steht. In Teammeetings sehe ich Mimik, Körpersprache und Intonation aller Mitarbeitenden. In Gesprächen kann ich flexibel nachfragen und eingreifen, ohne den natürlichen Gesprächsfluss zu unterbrechen. Daraus erfahre ich viel zur allgemeinen Stimmung, aber auch zu Fortschritt, Kapazitäten und Blockern. In 1:1 Treffen mit meinen Mitarbeitenden erhalte ich direkte Informationen zum beruflichen wie privaten Umfeld, kann Raum für Upward Feedback geben und auch mal nachbohren. Ebenso bekomme ich ein Gefühl für Kapazitäten und Herausforderungen und kann steuernd einwirken. 

All diese informellen Informationen nehmen gute Manager bewusst und unterbewusst auf. Sie bilden die Grundlage für Intuition und Entscheidungen.

Schritt 2: Warum klappt das im Homeoffice nicht mehr so gut?

Im Homeoffice oder in hybriden Strukturen findet direkter Kontakt typischerweise entweder in Videocalls oder schriftlich per Mail und Messenger wie Slack und MS Teams statt. Wie viele Kontextinformationen in der schriftlichen Kommunikation verloren gehen weiß wohl jeder, der schon einmal versucht hat eine Meinungsverschiedenheit per Messenger zu lösen. Aber auch in Videocalls (vor allem: Gruppenanrufen) gehen Informationen verloren. Kameras bleiben ausgeschaltet, Konversationseinstiege sind schwerer zu finden, und Mimik und Körpersprache sind nur stark eingeschränkt sichtbar. Kombiniert führen alle diese Faktoren oft zu einer Informationslücke und dem Gefühl von fehlender Nähe zum Team. Der erste Impuls vieler Manager zum Schließen dieser Lücke ist daher: mehr Videocalls? Das Ergebnis: Zoom Fatigue und weiter abfallende Produktivität.

Schritt 3: Datenbasiertes, asynchrones Führen

Die Lösung liegt hier konzeptionell in einer Asynchronisierung von Datensammlung und Explizitmachung von informellen Informationen. Was wir damit meinen möchten wir am Beispiel von drei Elementen effektiver Führung deutlich machen.  

Steuerung:

Egal in welchem Zielsystem ich mich bewege: In einem traditionellen Führungsumfeld habe ich immer die Möglichkeit für kurze Check-Ins – entweder mit dem gesamten Team, oder indem ich kurz zu Anna an den Schreibtisch gehe und frage wo sie gerade steht. In einem hybriden Umfeld wäre so ein unangekündigter „kurzer“ Videocall extrem disruptiv. Besser ist es, die Meetings an den Anfang und das Ende eines Projektes oder Sprintes zu stellen („Kickoff“ & „Retrospektive“ im agilen Jargon) und dazwischen auf digitale Lösungen zum Sichtbarmachen von Kollaboration und Zielfortschritt zu setzen. Bewährt hat sich für diese Art der Zusammenarbeit die OKR-Methode. Auf diese Art hat jedes Teammitglied immer den Überblick darüber, wer gerade wo steht und ob nachgesteuert werden muss.

Teamzusammenarbeit:

Es klingt banal, aber: Im Homeoffice gibt es kein gemeinsames Mittagessen und kein Treffen in der Kaffeepause. Aber genau das sind die Gelegenheiten, zu denen man oft ein Maximum an informellen Informationen mitbekommt. Gisela muss sich gerade um kranke Angehörige kümmern? Max kommt langsam voran, weil sein Computer nicht ins VPN Netzwerk kommt? Ein Forum für diesen Austausch per „informellem“ Videocall zu schaffen ist sehr, sehr schwer. Die Lösung? Nicht darauf vertrauen, dass die Informationen im synchronen Austausch (=Gespräch) aufkommen, sondern asynchron und explizit nachfragen. Hier haben sich kurze Team Barometer Puls-Checks bewährt – kurze Umfragen von maximal 3-5 Minuten, die die wichtigsten Parameter zur Zusammenarbeit erfassen und für Teamcalls zur Verfügung stellen. Dadurch kann man sich auf die wichtigsten Aspekte konzentrieren (wo sind Blocker? Wie steht es um die Work-Life-Balance?), ohne dass alle im Team einmal die Woche im Videocall erzählen müssen, wie es ihnen aktuell so geht. 

Individuelle Führung

Ganz ähnlich verhält es sich bei der individuellen Zusammenarbeit. Wenn ich als Manager nicht mehr mit meinen Mitarbeitern bei einem kurzen Kaffee wichtige Dinge besprechen und ein Gefühl für die aktuelle Stimmungslage bekommen kann, dann muss ich das Gefühl in explizite Daten umwandeln. Eine kurze Spurmessung – unser Name für operatives Upward Feedback – kann hier Wunder wirken. Vom Mitarbeiter einmal die Woche kurz drei konkrete Fragen zur Zusammenarbeit, Zufriedenheit und Priorisierung beantworten zu lassen reicht schon aus, um Managern konkrete Impulse zu geben. Impulse, die ich dann im direkten Gespräch klären kann. Auch hier wieder im Idealfall asynchron, so dass Mitarbeitende die Beantwortung dort in ihren Arbeitsalltag integrieren können wo es am besten passt.

Schritt 4: Die richtigen Tools

Als Anbieter einer SaaS Lösung für automatisiertes, agiles Feedback von und für Mitarbeitende, sowie OKR Management bilden wir die oben genannten Anwendungsfälle mit einem Fokus auf intuitive Bedienbarkeit ab – daher sind wir natürlich voreingenommen. 

Aber auch abstrahiert davon lässt sich die angesprochene Asynchronisierung der Sammlung von informeller Informationen eigentlich nur durch den Einsatz digitaler Tools effizient abbilden. Denn: um den manuellen Aufwand möglichst gering zu halten, und die Sammlung asynchroner Daten möglichst wenig disruptiv in den Arbeitsalltag zu integrieren bedarf es Automatisierung und Agilität. 

Automatisierung um möglichst viel der wiederkehrenden Arbeit abzunehmen, vor allem aber auch um durch konsistente und kontinuierliche Datenerfassung Trends und Veränderungen abbilden zu können.

Agilität in diesem Kontext bedeutet vor allem den Einsatz auf der Ebene der Akteure, die am stärksten betroffen sind. Konkret sollten Manager und Teams selbst steuern können was, wie oft und in welcher Sichtbarkeit sie asynchron Informationen sammeln – eine zentrale Steuerung durch HR wäre hier aufwändig, kontraproduktiv und nicht vertrauensbildend. Und das ist auch gut so, denn so kann sich HR in die Rolle des Impulsgebers und Partners begeben.

Ein besonderes Augenmerk sollte darüber hinaus natürlich auf einfache Einführung und Intuitivität gelegt werden. Jedes Tool ist immer nur so gut wie es genutzt wird. 

Wir glauben, dass wir mit unserer Lösung LoopNow diese Balance – breite Anwendungsfähigkeit für datenbasierte Führung in Teams und einfache Anwendbarkeit - hervorragend gemeistert haben. Buchen Sie doch einfach eine unverbindliche 30 Minuten Demo und informieren Sie sich darüber, wie Sie morgen schon datenbasiert(er) führen können!